Bước 1: Phàn nàn của khách hàng

Khi chúng tôi nhận được bất kỳ khiếu nại từ khách hàng nào, chúng tôi sẽ cung cấp một biểu mẫu khiếu nại chính thức để khách hàng điền thông tin. Biểu mẫu này yêu cầu mô tả vấn đề, tình huống xảy ra, thời gian xảy ra và số lượng hàng tồn lại. Nhóm chất lượng của chúng tôi sẽ bắt đầu điều tra vấn đề dựa trên biểu mẫu.

Bước 2: Phân tích vấn đề

Chúng tôi nhận được thông tin về vấn đề từ khách hàng, sau đó đội ngũ chất lượng của chúng tôi sẽ bắt đầu phân tích nguyên nhân gây ra vấn đề và cách vấn đề ảnh hưởng.

Quá trình phân tích này rất chi tiết, để hỗ trợ đội ngũ chất lượng chuyên nghiệp của chúng tôi hiểu rõ vấn đề cụ thể.

Bước 3: Hành động sửa chữa

Yêu cầu hành động sửa chữa được gọi là CAR, đó là một quy trình được sử dụng để đáp lại các công tắc không phù hợp. CAR có nghĩa là chúng ta đang báo cáo về một sự không phù hợp đã được phát hiện và đã xác định nguyên nhân gốc rễ và cách thực hiện các biện pháp để sửa chữa. CAR là các biện pháp được thực hiện để loại bỏ nguyên nhân gốc rễ sau đó là cách ngăn chặn sự tái diễn của nó.

Bước 4: Trả lời khách hàng

Dựa trên phàn nàn của khách hàng, phân tích vấn đề và các biện pháp khắc phục, chất lượng của chúng tôi sẽ tóm tắt nguyên nhân chính và biện pháp phòng ngừa chính để thông báo cho khách hàng cách giải quyết. Nhiệm vụ của DAILYWELL là phản hồi ngay lập tức vì chúng tôi không muốn vấn đề tái diễn lần nữa.

Bước 5: Theo dõi hành động

Sau khi chúng tôi cung cấp CAR, chúng tôi phải theo dõi phân tích tác động từ khách hàng. Những khiếu nại được xử lý tốt có thể giúp chúng tôi giữ chân khách hàng hiện tại và có thể dẫn đến việc có khách hàng mới được giới thiệu đến công ty của tôi.

Bước 6: Đã đóng

Quản lý phàn nàn tốt có thể mang lại lợi ích cho công ty chúng ta. Đội ngũ chất lượng sản xuất tốt học cách nhìn nhận phàn nàn như một cơ hội để xây dựng mối quan hệ vững chắc, lâu dài với khách hàng và cải thiện dịch vụ khách hàng của họ. Phàn nàn của khách hàng cung cấp thông tin quý giá cho công ty về cách họ cần cải thiện.